Prozessautomatisierung: Systeme verbinden, Routine abgeben
Wir befreien Ihre Teams von Abtippen, Kopieren und Nachfassen. Dafür verbinden wir ERP, CRM, E-Mail und Fachsysteme – mit KI dort, wo Dokumente und Freitext verstanden werden müssen. Ohne Ihre IT umzukrempeln.
- Ohne Systemwechsel
- Start mit einem Pilotprozess
- Europäisches Hosting
Ein automatisierter Ablauf
Beispiel: Auftrag per E-Mail
- Auftrag kommt per E-MailAls PDF, Freitext oder Excel-Anhang
- KI liest die Daten ausKunde, Positionen, Termine
- PrüfungGegen Stammdaten und Regeln, Rückfrage bei Abweichung
- Übergabe ins ERP oder TMSOhne Abtippen
- Bestätigung und BerichtKunde und Team sind informiert
Wir bringen Erfahrung aus Projekten für Unternehmen wie diese mit
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Abläufe zwischen Menschen und Systemen ohne Handarbeit laufen. Daten werden automatisch übertragen, geprüft und weitergegeben. Mit KI lassen sich auch Abläufe automatisieren, die mit E-Mails, PDFs oder Freitext beginnen – also genau dort, wo klassische Software bisher aufgehört hat.
Das Ziel ist nicht die Technik, sondern Zeit: weniger Abtippen, weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten. Und Mitarbeitende, die sich um Kunden kümmern statt um Excel-Listen.
Wo Routine heute Zeit frisst
Vier typische Engpässe – und was wir dagegen tun.
„Daten werden doppelt gepflegt“
Dieselben Angaben stehen in Excel, ERP, TMS und Fachanwendungen – und stimmen nie ganz überein.
Unser Schritt: Schnittstellen, die Daten einmal erfassen und überall aktuell halten.
„Abtippen von PDFs und E-Mails“
Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden von Hand übertragen. Fehler bleiben nicht aus.
Unser Schritt: KI liest die Daten aus, Regeln prüfen sie, der Mensch bestätigt nur Ausnahmen.
„Keiner sieht die Engpässe“
Ohne verlässliche Kennzahlen bleiben Verzögerungen zwischen Abteilungen unsichtbar.
Unser Schritt: Saubere Datenflüsse und Dashboards mit Kennzahlen in Echtzeit.
„Gute Leute machen Routinearbeit“
Fachkräfte verbringen Stunden mit Dateneingabe, das Wachstum hängt an Überstunden.
Unser Schritt: Automatisierung, die mehr Vorgänge schafft, ohne dass das Team proportional wachsen muss.
Regeln, KI oder beides?
Klassische Automatisierung und KI ergänzen sich. Die beste Lösung nutzt beides an der richtigen Stelle.
Klassische Automatisierung
- Arbeitsweise
- Feste Regeln: wenn A, dann B
- Eingaben
- Strukturierte Daten aus Systemen
- Bei Abweichungen
- Bricht ab oder braucht Anpassung
- Stärke
- Verlässlich, schnell, günstig
- Unser Einsatz
- Für alle festen Schritte
KI-Prozessautomatisierung
- Arbeitsweise
- Versteht Inhalte und Zusammenhänge
- Eingaben
- Auch E-Mails, PDFs, Freitext, Scans
- Bei Abweichungen
- Erkennt Varianten, fragt bei Unsicherheit nach
- Stärke
- Flexibel bei wechselnden Fällen
- Unser Einsatz
- Für Lesen, Einordnen und Formulieren
| Klassische Automatisierung | KI-Prozessautomatisierung | |
|---|---|---|
| Arbeitsweise | Feste Regeln: wenn A, dann B | Versteht Inhalte und Zusammenhänge |
| Eingaben | Strukturierte Daten aus Systemen | Auch E-Mails, PDFs, Freitext, Scans |
| Bei Abweichungen | Bricht ab oder braucht Anpassung | Erkennt Varianten, fragt bei Unsicherheit nach |
| Stärke | Verlässlich, schnell, günstig | Flexibel bei wechselnden Fällen |
| Unser Einsatz | Für alle festen Schritte | Für Lesen, Einordnen und Formulieren |
Schematisch: Regeln für feste Schritte, KI für Inhalte, der Mensch bei Unsicherheit.
Was wir typischerweise automatisieren
Beispiele aus Logistik, Handel, Dienstleistung und Verwaltung.
Auftragserfassung
Aufträge aus E-Mails und Portalen werden ausgelesen und direkt im ERP oder TMS angelegt.
Rechnungseingang
Belege sammeln, auslesen, prüfen und an DATEV übergeben. Mehr zur Buchhaltung
Lieferscheine und Frachtpapiere
Dokumente werden erkannt, abgeglichen und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Mehr zur Dokumentenverarbeitung
Digitales Onboarding
Neue Mitarbeitende bekommen Zugänge, Unterlagen und Aufgaben automatisch.
Vertragsprüfung
Verträge werden auf Fristen, Klauseln und Abweichungen geprüft, bevor ein Mensch entscheidet.
Berichte und Kennzahlen
Daten aus allen Systemen fließen geprüft in Dashboards. Mehr zu Data Engineering
Erfahrung aus Automatisierungsprojekten
Wir bringen Erfahrung aus Projekten mit, in denen Automatisierung den Alltag spürbar verändert hat.
Logistikunternehmen
Monatsrechnungen: 3 Tage → 30 Minuten
Die monatliche Rechnungserstellung läuft automatisiert, gesteuert über n8n. Externe Schnittstellen werden laufend synchronisiert.
Gesundheitswesen
Anfragen werden zu Datensätzen
Kunden- und Terminanfragen in Alltagssprache werden per KI in strukturierte Datensätze übersetzt und direkt ins Verwaltungssystem übertragen.
Industriekonzern · Siemens
SAP sicher angebunden
Workflows greifen über Schnittstellen auf SAP-Systeme zu – mit Authentifizierung, Fehlerbehandlung und Protokoll im Produktivbetrieb.
„Seit wir unsere Systeme miteinander sprechen lassen, ist das Excel-Chaos Geschichte. Die Fehlerquote ging gegen Null und unser Team hat endlich wieder Zeit für das operative Kerngeschäft.“
Kundenstimme aus einem Automatisierungsprojekt
Schritt für Schritt zur Automatisierung
Modular statt Großprojekt: erst ein Pilot, dann der Ausbau.
Mit dem Erstgespräch starten- 1
Analyse
Wir finden die Abläufe mit dem größten Hebel: viel Aufwand, viele Fehler, klare Muster.
Ergebnis: eine priorisierte Liste mit Nutzen und Aufwand.
- 2
Design der Datenflüsse
Wir planen die Schnittstellen zwischen ERP, TMS, Finanzen und Co. für einen lückenlosen Datenfluss.
Ergebnis: ein Plan, der zu Ihrer IT passt.
- 3
Pilotprozess
Der erste Ablauf wird gebaut und läuft zunächst parallel zur bisherigen Arbeit mit.
Ergebnis: Zahlen zu Zeit, Fehlern und Durchlauf.
- 4
Test und Feinschliff
Wir prüfen Datenqualität, Geschwindigkeit und Fehlerquote, bis alles sicher greift.
Ergebnis: ein verlässlicher Ablauf.
- 5
Betrieb und Ausbau
Start im Alltag mit Überwachung, danach weitere Abläufe und Abteilungen.
Ergebnis: Automatisierung, die mitwächst.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Der Aufwand hängt von der Zahl der Systeme, der Komplexität der Regeln und der Menge der Vorgänge ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.
Was den Aufwand bestimmt:
- Anzahl der beteiligten Systeme
- Komplexität der Regeln und Ausnahmen
- Menge der Vorgänge pro Monat
- Einsatz von KI für Dokumente und Freitext
- Hosting in der Cloud oder bei Ihnen
Klein starten, schnell lernen
Ein Pilotprozess ist überschaubar und zeigt schnell, was Automatisierung in Ihrem Unternehmen bringt. Erst danach entscheiden Sie über den Ausbau.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie direkt im Erstgespräch.
Frage stellenWas ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Abläufe zwischen Menschen und Systemen ohne Handarbeit laufen: Daten werden automatisch übertragen, geprüft und weitergegeben. Mit KI lassen sich auch Abläufe automatisieren, die mit E-Mails, PDFs oder Freitext beginnen.
Was ist der Unterschied zwischen klassischer und KI-Prozessautomatisierung?
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und braucht strukturierte Eingaben. KI-Prozessautomatisierung versteht auch unstrukturierte Eingaben wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge und kann zwischen Fällen unterscheiden. Für verlässliche Abläufe kombinieren wir beides.
Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?
Abläufe, die häufig vorkommen, nach ähnlichem Muster ablaufen und heute Daten von einem System ins andere tragen: Auftragserfassung, Rechnungseingang, Berichte, Onboarding, Stammdatenpflege, Anfragen sortieren.
Müssen wir dafür unsere Software austauschen?
Nein. Wir verbinden die Systeme, die Sie haben – ERP, TMS, CRM, Buchhaltung, Excel – über Schnittstellen. Funktionierende Kernsysteme bleiben, neue Brücken entstehen dazwischen.
Wie schnell sieht man Ergebnisse?
Wir starten mit einem Pilotprozess, der überschaubar ist und spürbar entlastet. Danach wird ausgebaut. So sehen Sie den Nutzen früh, bevor größere Investitionen anstehen.
Wie sicher sind automatisierte Prozesse mit KI?
Wir hosten Lösungen auf europäischen Servern oder bei Ihnen, nutzen Unternehmenszugänge, bei denen Ihre Daten nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet werden, und protokollieren jeden Schritt. Kritische Aktionen bekommen eine Freigabe durch einen Menschen.
Mit welchen Werkzeugen arbeiten Sie?
Meist mit n8n, ergänzt um Python und direkte Schnittstellen. In Microsoft-365-Umgebungen nutzen wir auch Power Automate, wenn es passt. Entscheidend ist, was zu Ihrer IT passt.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Das hängt von der Zahl der Systeme, der Komplexität der Regeln und der Menge der Vorgänge ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team die meiste Zeit? Den automatisieren wir zuerst.
In 30 Minuten bekommen Sie im kostenlosen Erstgespräch Klarheit, welche Abläufe sich bei Ihnen automatisieren lassen und was das bringt.
- Kostenlos und unverbindlich
- Antwort innerhalb von 24 Std.
- Remote oder vor Ort
Über 20 Jahre Softwareentwicklung und mehr als 12 Jahre Data Engineering, heute mit Schwerpunkt auf n8n und generativer KI. Studium an der TU Dresden.
Stand dieser Seite: Oktober 2026
Routinearbeit automatisieren
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