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KI-Dokumentenverarbeitung für Unternehmen

Dokumenten­verarbeitung mit KI: Dokumente automatisch auslesen und prüfen

Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Formulare kommen als PDF, Scan oder E-Mail. Wir bauen Abläufe, die diese Dokumente auslesen, prüfen und in Ihre Systeme übertragen – unsichere Fälle prüft ein Mensch.

Kostenloses Erstgespräch KI-Potenzial berechnen
  • Prüfschritt für unsichere Fälle
  • Anbindung an ERP und DATEV
  • EU-Cloud oder eigene Server

So läuft ein Dokument durch

Vom Posteingang bis ins ERP

  • EingangE-Mail, Upload, Scan oder Portal
  • AuslesenTexterkennung und Sprachmodell finden die Angaben
  • PrüfenGegen Bestellung, Stammdaten und Ihre Regeln
  • Unsichere Fälle an MenschenNur dort, wo das System zweifelt
  • ÜbergabeAn ERP, DATEV, DMS oder CRM, mit Beleg

Wir bringen Erfahrung aus Projekten für Unternehmen wie diese mit

Was ist intelligente Dokumenten­verarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung liest Dokumente automatisch aus, erkennt die wichtigen Angaben, prüft sie und überträgt sie in Ihre Systeme. Dafür kombinieren wir Texterkennung (OCR), Sprachmodelle und feste Prüfregeln.

Klassische Texterkennung macht aus einem Scan nur Text. Ein Sprachmodell versteht, was der Text bedeutet: Es findet Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant auch dann, wenn ein Lieferant sein Layout ändert.

Wichtig ist der Rahmen: Jede Angabe wird gegen Ihre Daten geprüft, etwa gegen Bestellung oder Lieferantenstamm. Was nicht sicher passt, landet bei einem Menschen – nicht stillschweigend im System.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dokumente sind oft der langsamste Teil eines Ablaufs. Genau dort setzen wir an.

„Wir tippen ab, was schon im PDF steht“

Beträge, Artikelnummern und Adressen werden von Hand ins ERP übertragen. Das kostet Zeit und erzeugt Zahlendreher.

Unser Schritt: Auslesen und Übertragen per KI, mit Prüfung gegen Ihre Stammdaten.

„Dokumente kommen über zu viele Kanäle“

Postfächer, Portale, Papier: Niemand hat den vollständigen Überblick, Fristen und Skonti gehen verloren.

Unser Schritt: Ein zentraler Eingang, der jedes Dokument erfasst und zuordnet.

„Jeder Lieferant hat ein anderes Layout“

Vorlagenbasierte Texterkennung scheitert an neuen Formaten und muss ständig nachgepflegt werden.

Unser Schritt: Sprachmodelle, die Inhalte verstehen statt Positionen auf der Seite.

„Unterlagen sind unvollständig“

Fehlende Nachweise fallen erst spät auf. Dann beginnt das Nachfragen per E-Mail.

Unser Schritt: Automatische Vollständigkeitsprüfung und Nachforderung als Entwurf.

Welche Dokumente wir automatisch verarbeiten

Diese Dokumentarten eignen sich besonders gut für die automatische Verarbeitung.

Eingangsrechnungen

Auslesen, gegen Bestellung und Wareneingang prüfen, vorkontiert übergeben. Mehr zur Buchhaltung

Lieferscheine und Frachtpapiere

Positionen erfassen, mit Auftrag abgleichen, Abweichungen melden.

Bestellungen und Aufträge

Aufträge aus E-Mail oder PDF direkt als Datensatz im ERP anlegen.

Verträge

Laufzeiten, Kündigungsfristen und Sonderklauseln finden und an Fristen erinnern.

Anträge und Formulare

Angaben übernehmen, auf Vollständigkeit prüfen, Fehlendes nachfordern.

E-Mails mit Anhängen

Anliegen erkennen, Anhänge zuordnen und an das richtige Team geben. Mehr zum Kundenservice

Klassische Texterkennung, KI-Auslesen oder E-Rechnung?

Drei Wege, Daten aus Dokumenten zu bekommen. In der Praxis brauchen die meisten Unternehmen eine Kombination.

Klassische Texterkennung (OCR)

Was ankommt
Scan oder PDF
Wie die Daten entstehen
Text über Vorlagen und feste Positionen
Neue Layouts
Vorlage muss angepasst werden
Grenzen
Fehler bei schlechter Qualität und neuen Formaten

KI-Dokumentenverarbeitung

Was ankommt
Scan, PDF, Foto, E-Mail
Wie die Daten entstehen
Sprachmodell versteht den Inhalt
Neue Layouts
Meist ohne Anpassung
Grenzen
Braucht Prüfregeln und Kontrolle unsicherer Fälle

E-Rechnung

Was ankommt
Strukturierte Datei (XRechnung, ZUGFeRD)
Wie die Daten entstehen
Daten sind bereits maschinenlesbar
Neue Layouts
Spielt keine Rolle
Grenzen
Nur für Rechnungen, nicht für andere Dokumente

So bleibt die Verarbeitung verlässlich

Automatisch heißt nicht ungeprüft. Diese vier Regeln gelten bei uns für jede Dokumentenverarbeitung.

Sicherheit je Feld

Das System bewertet jede erkannte Angabe. Unter einem festgelegten Wert entscheidet ein Mensch.

Prüfung gegen Ihre Daten

Bestellnummer, Lieferant, Bankverbindung und Beträge werden mit ERP und Stammdaten abgeglichen.

Protokoll und Beleg

Zu jedem Datensatz bleiben Originaldokument und Verarbeitungsschritte nachvollziehbar.

Datenschutz nach Wahl

Cloud-Modelle auf EU-Servern oder ein lokales Sprachmodell für sensible Unterlagen. Mehr zu lokaler KI

Erfahrung aus Projekten mit Dokumenten und Anfragen

Wir bringen Erfahrung aus Projekten mit, in denen unstrukturierte Eingänge zu sauberen Daten werden.

Industriekonzern · Siemens

Anfragen gegen ein Leistungs­portfolio prüfen

KI-Workflows lesen eingehende Anfragen, gleichen sie mit dem Leistungsportfolio ab und bereiten eine Antwort vor. Versand erst nach Freigabe.

Gesundheitswesen

Anfragen werden zu Daten­sätzen

Kunden- und Terminanfragen in Alltagssprache werden per KI in strukturierte Datensätze übersetzt und direkt ins Verwaltungssystem übertragen.

Logistikunternehmen

Monats­rechnungen: 3 Tage → 30 Minuten

Die monatliche Rechnungserstellung läuft automatisiert, gesteuert über n8n. Externe Schnittstellen werden laufend synchronisiert.

So starten wir mit Ihren Dokumenten

Vier Schritte. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.

Mit dem Erstgespräch starten
  1. 1

    Dokumente sichten

    Sie geben uns eine Auswahl echter, früherer Dokumente. Wir klären, welche Angaben gebraucht werden und wohin sie gehen.

    Ergebnis: eine Liste der Felder, Regeln und Zielsysteme.

  2. 2

    Test mit Ihren Dokumenten

    Wir lesen die Auswahl automatisch aus und vergleichen das Ergebnis mit den richtigen Werten.

    Ergebnis: eine Trefferquote je Feld statt eines Versprechens.

  3. 3

    Ablauf bauen

    Eingang, Auslesen, Prüfregeln, Prüfschritt für Menschen und Übergabe an Ihre Systeme – meist mit n8n und Python.

    Ergebnis: ein Ablauf, der in Ihrer Umgebung läuft.

  4. 4

    Betrieb

    Start im Alltag mit Überwachung, Protokoll und Schulung des Teams, das unsichere Fälle prüft.

    Ergebnis: weniger Abtippen, nachvollziehbare Daten.

Was kostet die automatische Dokumenten­verarbeitung?

Die Einrichtung hängt vom Umfang ab. Dazu kommen laufende Kosten pro verarbeitetem Dokument, die mit der Menge wachsen. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.

Was den Aufwand bestimmt:

  • Anzahl der Dokumentarten
  • Menge pro Monat
  • Zahl und Art der Prüfregeln
  • Zielsysteme wie ERP, DATEV oder DMS
  • Cloud-Modell oder lokales Modell

Rechnet sich das für uns?

Eine einfache Rechnung zeigt, ob sich Automatisierung lohnt: Dokumente pro Monat × Minuten pro Dokument.

Rechenbeispiel

500 Dokumente im Monat × 4 Minuten Abtippen und Prüfen = gut 33 Stunden Handarbeit im Monat.

Im Erstgespräch rechnen wir das mit Ihren echten Zahlen durch und sagen Ihnen, welcher Anteil sich sicher automatisieren lässt.

Häufige Fragen zur Dokumenten­verarbeitung mit KI

Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie direkt im Erstgespräch.

Frage stellen
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (englisch Intelligent Document Processing, kurz IDP) liest Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge automatisch aus, erkennt die wichtigen Angaben, prüft sie und überträgt sie in Ihre Systeme. Dafür werden Texterkennung (OCR), Sprachmodelle und feste Prüfregeln kombiniert.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und KI-Dokumentenverarbeitung?

OCR macht aus einem Bild nur Text. Welche Zahl der Rechnungsbetrag ist und welche die Kundennummer, weiß OCR nicht. Ein Sprachmodell versteht den Inhalt, findet die Angaben auch bei neuen Layouts und kann Fragen beantworten wie: Passt die Rechnung zur Bestellung?

Wie zuverlässig liest die KI Dokumente aus?

Das hängt von Qualität und Vielfalt Ihrer Dokumente ab. Deshalb testen wir vor dem Start mit Ihren eigenen, früheren Dokumenten und messen die Trefferquote je Feld. Felder, bei denen das System unsicher ist, gehen automatisch an einen Menschen zur Prüfung.

Brauchen wir mit der E-Rechnung noch Dokumentenverarbeitung?

Ja, aber anders. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthalten die Daten bereits strukturiert und müssen nicht mehr per Texterkennung gelesen werden. Lieferscheine, Aufträge, Verträge, Formulare und Rechnungen aus dem Ausland kommen aber weiter als PDF, Scan oder E-Mail. Und auch E-Rechnungen müssen geprüft, zugeordnet und weitergegeben werden.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab dem 01.01.2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 alle. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Stand: Oktober 2026, keine Steuerberatung.

An welche Systeme lassen sich die Daten übergeben?

An alle Systeme mit Schnittstelle: zum Beispiel DATEV, SAP und andere ERP-Systeme, Dokumentenmanagement, CRM, SharePoint oder eine Datenbank. Gibt es keine Schnittstelle, prüfen wir Import-Dateien oder andere Wege.

Was passiert mit sensiblen Dokumenten?

Sie entscheiden, wo verarbeitet wird: mit Cloud-Modellen auf EU-Servern und Auftragsverarbeitungsvertrag oder mit einem lokalen Sprachmodell auf Ihren eigenen Servern. Personal- oder Gesundheitsdaten verlassen Ihr Netz dann nicht.

Was kostet die automatische Dokumentenverarbeitung?

Das hängt von Dokumentarten, Menge, Prüfregeln und Zielsystemen ab. Dazu kommen laufende Kosten pro verarbeitetem Dokument. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.

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Dokumente sind oft nur ein Schritt im ganzen Ablauf.

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Sensible Dokumente mit lokalem Sprachmodell verarbeiten.

Welche Dokumente kosten Sie heute die meiste Zeit? Wir sehen sie uns an.

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Dokumente und Abläufe und sagen ehrlich, was sich sicher automatisieren lässt und wo ein Mensch prüfen sollte.

  • Kostenlos und unverbindlich
  • Antwort innerhalb von 24 Std.
  • Remote oder vor Ort
Daniel Wolf, Geschäftsführer der 2moove technologies GmbH

Ansprechpartner

Daniel Wolf

Gründer und Geschäftsführer 2moove

Über 20 Jahre Softwareentwicklung und mehr als 12 Jahre Data Engineering, heute mit Schwerpunkt auf n8n und generativer KI. Studium an der TU Dresden.

Stand dieser Seite: Oktober 2026

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