Buchhaltung automatisieren: weniger Papier, mehr Klarheit
Wir automatisieren Ihren Rechnungseingang, lesen Belege per KI aus und übergeben die Daten vorkontiert an DATEV. Ausgangsrechnungen entstehen direkt aus Shop, CRM oder ERP – auch als E-Rechnung.
- DATEV-Schnittstellen
- GoBD-konforme Prozesse
- Datenschutzkonform
Vom Beleg bis DATEV
So läuft der automatisierte Rechnungseingang
- SammelnAus Postfächern und Portalen wie Amazon oder Google
- AuslesenBetrag, Datum, Lieferant und Positionen per KI
- PrüfenDubletten, Bestellung und Bankverbindung
- FreigebenEin Mensch prüft nur unsichere Fälle
- ÜbergebenVorkontiert an DATEV, mit Belegbild
Schnittstellen zu Ihrer bestehenden Softwarelandschaft
- DATEV
- Lexoffice
- sevDesk
- SAP
- Shopify
- Stripe
- Microsoft Dynamics
Was heißt Buchhaltung automatisieren?
Buchhaltung automatisieren heißt: Belege werden automatisch gesammelt, ausgelesen, geprüft und vorkontiert an DATEV oder Ihr ERP übergeben. Menschen prüfen nur noch die Fälle, bei denen das System unsicher ist, und geben frei.
Das betrifft vor allem die vorbereitende Buchhaltung: Rechnungen aus Postfächern und Portalen holen, Beträge und Lieferanten erfassen, Dubletten erkennen, Belege zuordnen und an das Steuerbüro übergeben.
Die Buchung selbst und die steuerliche Bewertung bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater. Sie bekommen nur saubere, vollständige Daten – ohne Medienbruch und ohne CSV-Chaos.
Beispieldaten. Abweichungen gehen zur Prüfung an Ihr Team.
Raubt Ihnen das den letzten Nerv?
Warum die vorbereitende Buchhaltung in vielen Unternehmen noch immer ein Flaschenhals ist.
„Excel- und Papier-Chaos“
Rechnungen kommen über verschiedene Postfächer, Portale und per Post. Dokumente gehen verloren, Skonti verstreichen.
Unser Schritt: Ein zentraler Eingang, der alle Belege automatisch sammelt.
„Manuelles Abtippen“
Beträge, IBANs und Rechnungsnummern werden von PDFs in Excel oder das ERP übertragen. Das kostet Stunden und erzeugt Fehler.
Unser Schritt: Auslesen per KI, mit Prüfung gegen Stammdaten.
„Fehlende Schnittstellen“
Shop, CRM und Bankkonto sprechen nicht mit der Buchhaltungssoftware. Statt Live-Daten gibt es manuelle Exporte.
Unser Schritt: Schnittstellen, die Daten automatisch an DATEV und ERP geben.
„Stress am Monatsende“
Die Suche nach fehlenden Belegen und die Abstimmung mit dem Steuerbüro verzögern den Monatsabschluss.
Unser Schritt: Fehlende Belege werden früh erkannt und automatisch angefordert.
Was wir in der Buchhaltung automatisieren
Wir vernetzen Ihre Systeme zu einem Ablauf, der im Hintergrund arbeitet.
Rechnungseingang automatisieren
Rechnungen aus E-Mails und Portalen automatisch herunterladen, per KI auslesen und auf Dubletten prüfen.
DATEV-Automatisierung
Belege und Buchungsdaten per Schnittstelle an DATEV Unternehmen online übergeben, ohne manuellen CSV-Upload.
Automatisierte Rechnungserstellung
Bestellungen aus Shop, CRM oder ERP werden zu GoBD-konformen Rechnungen und automatisch versendet – auch als E-Rechnung.
Freigabe-Abläufe
Rechnungen gehen automatisch an die zuständige Person zur Freigabe, mit Erinnerung und Vertretung.
Belege zentral ablegen
Alle Dokumente strukturiert und revisionssicher an einem Ort, jederzeit auffindbar.
Monatsabschluss vorbereiten
Fehlende Belege erkennen, automatisch nachfordern und den Stand für das Steuerbüro zusammenfassen.
E-Rechnung: Was ändert sich für die Buchhaltung?
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch ausstellen. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, aus der die Daten ohne Texterkennung direkt gelesen werden können.
Für die Automatisierung ist das ein Vorteil: E-Rechnungen lassen sich ohne Auslesefehler verarbeiten. Trotzdem müssen sie geprüft, zugeordnet, freigegeben und an DATEV übergeben werden.
Gleichzeitig kommen weiter Belege als PDF oder Papier: Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen aus dem Ausland, Quittungen. Ein guter Ablauf verarbeitet beides. Mehr zur Dokumentenverarbeitung
Spürbare Zeitersparnis
Das sagen Finanzverantwortliche über die Automatisierung ihrer Buchhaltung.
„Seitdem wir die Buchhaltung automatisieren, machen wir den Monatsabschluss in 2 Stunden statt in 3 Tagen. Die DATEV Automatisierung ist ein Gamechanger.“
„Wir konnten den Rechnungseingang komplett automatisieren. Keine PDFs mehr suchen, alles wird per OCR erkannt und unserem CRM zugewiesen.“
„Die automatisierte Rechnungserstellung aus unserem ERP heraus hat die Fehlerquote auf Null reduziert. Die Investition hatte sich nach 3 Monaten amortisiert.“
Ihr Weg zur automatisierten Buchhaltung
Keine langwierigen IT-Projekte: Wir setzen messbare Automatisierungen in Wochen um, nicht in Monaten.
Jetzt Einsparpotenzial besprechen- 1
Prozess-Audit
Wir analysieren, wo Rechnungen liegen bleiben, wie die Belegverarbeitung heute läuft und welche Systeme wie CRM, Shop und Bank angebunden werden müssen.
Ergebnis: ein Plan mit Nutzen und Aufwand.
- 2
Schnittstellen einrichten
Wir verbinden Ihre Systeme über sichere Datenwege, damit Rechnungen direkt aus den Bestelldaten entstehen.
Ergebnis: Daten fließen ohne Abtippen.
- 3
KI-Erkennung einrichten
Wir richten das Auslesen ein und testen es mit Ihren Lieferanten und Belegarten.
Ergebnis: eine geprüfte Trefferquote vor dem Start.
- 4
Start und DATEV-Zuordnung
Feinschliff der Übergabe: Alle Daten landen vorkontiert und mit Belegbild beim Steuerberater oder im ERP.
Ergebnis: eine Buchhaltung, die im Hintergrund vorbereitet wird.
Ab wann lohnt sich die Automatisierung?
Die Einrichtung hängt von Belegmenge, Systemen und Freigabe-Regeln ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.
Was den Aufwand bestimmt:
- Menge der Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Anzahl der Postfächer und Portale
- Angebundene Systeme wie Shop, CRM, Bank
- Freigabe-Regeln und Vertretungen
- Cloud-Dienste oder eigene Server
Eigene Zeitersparnis abschätzen
Automatisierung lohnt sich oft schon ab etwa 100 Eingangsrechnungen pro Monat oder wenn Sie Ausgangsrechnungen aus mehreren Systemen erstellen.
Rechenbeispiel
300 Eingangsrechnungen im Monat × 5 Minuten für Herunterladen, Abtippen und Zuordnen = 25 Stunden Handarbeit im Monat.
Dazu kommen Kosten, die man nicht sofort sieht: verpasste Skonti, Mahngebühren und Rückfragen vom Steuerbüro.
Häufige Fragen zur Automatisierung der Buchhaltung
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie direkt im Erstgespräch.
Frage stellenWie genau können wir den Rechnungseingang automatisieren?
Wir binden Ihre Postfächer (zum Beispiel rechnung@firma.de) und Online-Portale direkt an. Eingehende Belege werden automatisch heruntergeladen, per KI-Texterkennung ausgelesen, auf Dubletten geprüft und an die richtige Stelle in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Freigabe-Ablauf weitergeleitet.
Funktioniert die DATEV-Automatisierung auch mit Fremdsystemen?
Ja. Wir bauen Schnittstellen, die Daten aus Ihrem Shop (Shopify, WooCommerce), CRM (HubSpot, Salesforce) oder ERP auslesen, das Format anpassen und über die DATEV-Schnittstellen (DATEV Unternehmen online, Rechnungsdatenservice) übertragen – ohne manuellen CSV-Upload.
Was passiert, wenn die KI einen Beleg falsch ausliest?
Wir bauen immer einen Prüfschritt für Menschen ein. Kann das System eine Rechnung nicht sicher auslesen, zum Beispiel bei einem unleserlichen Scan, wird sie markiert und einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zur kurzen Prüfung vorgelegt. Die Korrektur fließt in die nächsten Durchläufe ein.
Ab welcher Firmengröße lohnt es sich, die Buchhaltung zu automatisieren?
Automatisierung lohnt sich oft schon ab etwa 100 Eingangsrechnungen pro Monat oder wenn Sie regelmäßig Ausgangsrechnungen aus verschiedenen Systemen erstellen. Im Erstgespräch rechnen wir das mit Ihren Zahlen durch.
Was ändert die E-Rechnung für unsere Buchhaltung?
Seit dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich ohne Texterkennung direkt verarbeiten. Stand: Oktober 2026, keine Steuerberatung.
Können wir E-Rechnungen automatisch aus Shop oder ERP erstellen?
Ja. Wir erzeugen Rechnungen direkt aus den Bestelldaten in Shop, CRM oder ERP im passenden Format und versenden sie automatisch. Ob Ihre Buchhaltungssoftware das Format selbst erzeugen kann oder eine Ergänzung braucht, klären wir in der Analyse.
Ersetzt die Automatisierung unseren Steuerberater?
Nein. Die Automatisierung übernimmt Sammeln, Auslesen, Prüfen und Übergeben. Ihr Steuerberater bekommt die Daten vorkontiert und mit Belegbild – und spart sich Rückfragen nach fehlenden Belegen.
Wo werden unsere Finanzdaten verarbeitet?
Sie entscheiden: mit Diensten auf EU-Servern und Auftragsverarbeitungsvertrag oder komplett auf Ihren eigenen Servern, zum Beispiel mit selbst gehostetem n8n und einem lokalen Sprachmodell.
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Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft. Sprechen wir darüber.
Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie wir Ihre Buchhaltung automatisieren und Schnittstellen zu DATEV und Co. einrichten.
- 100 % kostenfrei
- GoBD-konforme Prozesse
- Remote oder vor Ort
Über 20 Jahre Softwareentwicklung und mehr als 12 Jahre Data Engineering, heute mit Schwerpunkt auf n8n und generativer KI. Studium an der TU Dresden.
Stand dieser Seite: Oktober 2026
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